Säännöt

I Sukuseuran nimi, kotipaikka ja tarkoitus

1§.

Yhdistyksen nimi on Ilomantsin Mattiset Sukuseura, kotipaikka Tuupovaaran kunta ja toimialue koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi.

2§.

Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsentensä keskuudessa.

3§

Sukuseura pyrkii toteuttamaan tarkoitusperiään :

• Järjestämällä yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkeilyjä ja muita seuran toimintaan liittyviä tilaisuuksia.
• Keräämällä ja arkistoimalla sukua koskevaa tietoutta.
• Selvittämällä ja auttamalla suvun jäseniä selvittämään suvun vaiheita sekä saattamalla tutkimustyön tulokset jäsenten tietoon.
• Harjoittamalla tarvittaessa sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa.
• Pitämällä jatkuvasti luetteloa suvun jäsenistä.
• Sukuseuran jäsenet hyväksyy seuran hallitus.

II Seuran jäsenet

4§.

Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt.

Sukuseuran ainaisjäseneksi voidaan hyväksyä varsinaisen jäsenen jäsenkriteerit täyttävä henkilö, joka yhdellä kertaa suorittaa jäsenmaksun kymmenkertaisena.

Sukuseuran jäsenen alle 18- vuotiaat lapset voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksusta ja joilla ei ole äänioikeutta seuran kokouksissa.

Hallituksen esityksestä voi sukukokous kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta.

Sukuseuran jäsenistä tulee hallituksen pitää jäsenluetteloa.

5§.

Jäsenen, joka haluaa erota sukuseurasta, on ilmoitettava siitä kirjallisesti sukuseuran hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoitettava erosta sukuseuran kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.

Sukuseuran varsinaisten jäsenten tulee suorittaa varsinaisen sukukokouksen vuosittain vahvistama jäsenmaksu. Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun vastaavan syyn aiheuttaman maksukyvyn heikentymisen perusteella.

Hallitus voi erottaa jäsenen sukuseurasta, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvollisuudet, joihin hän sukuseuraan liittymällä on sitoutunut tai on menettelyllään sukuseurassa tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut sukuseuraa tai ei enää täytä laissa taikka sukuseuran säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

III Seuran hallitus

6§.

Sukuseuran asioita hoitaa hallitus, joka valitaan varsinaisessa sukukokouksessa.

Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja ja vähintään viisi jäsentä. Hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten toimikausi on kaksi vuotta.

Varsinainen sukukokous valitsee sukuseuralle hallituksen puheenjohtajan, joka samalla toimii sukuseuran puheenjohtajana.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, joka samalla toimii sukuseuran varapuheenjohtajana sekä keskuudestaan tai ulkopuolelta sukuseuran sihteerin, rahastonhoitajan ja muut mahdolliset toimihenkilöt.

Hallitus on päätösvaltainen, kun sukuseuran puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä vähintään kaksi muuta jäsentä on saapuvilla.

Päätökset tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni.

Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa.

7§.

Hallitus voi keskuudestaan tai muista sukuseuran jäsenistä asettaa avukseen alaisuudessaan toimivia toimikuntia erityisten tehtävien hoitamista varten.

8§.

Sukuseuran nimen kirjoittavat puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä tai jompikumpi heistä yhdessä seuran sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.

IV Seuran tilit

9§.

Sukuseuran tilit päätetään kalenterivuosittain. Ne on annettava tilintarkastajille tarkastettaviksi viimeistään seuraavan helmikuun kuluessa.

Tilintarkastajien lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on annettava hallitukselle viimeistään seuraavan maaliskuun aikana.

V Seuran kokoukset

10§.

Sukuseuran varsinainen sukukokous pidetään hallituksen kutsusta ja sen määräämässä paikassa joka toinen vuosi kesä-heinäkuun aikana.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun sukuseuran kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) sukuseuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Sukuseuran kokouksista on ilmoitettava seuran jäsenille vähintään neljä viikkoa aikaisemmin kullekin jäsenelle lähetetyillä kutsukirjeillä tai sanomalehti-ilmoituksella kotipaikkakunnalla ilmestyvässä lehdessä.

11§.

Varsinaisessa sukukokouksessa päätetään seuraavista asioista:

1 Kokouksen avaus.

2 Sukukokoukselle valitaan puheenjohtaja ja sihteeri hallituksen ulkopuolelta sekä kaksi pöytäkirjan tarkastajaa, ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa.

3 Kokouksessa todetaan sen laillisuus.

4 Hyväksytään kokouksen työjärjestys.

5 Esitetään tilinpäätökset ja vuosikertomukset ja tilintarkastajien lausunto.

6 Päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille.

7 Hyväksytään kahden edellisen vuoden toimintakertomus.

8 Vahvistetaan hallituksen laatima alkaneen ja sitä seuraavan kalenterivuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio.

9 Valitaan hallituksen puheenjohtaja, joka samalla toimii sukuseuran puheenjohtajana sekä hallituksen jäsenet, joka toinen vuosi.

10 Valitaan kaksi varsinaista tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa tarkastamaan alkaneen ja sitä seuraavan kalenterivuoden tilejä ja seuran hallintoa.

11 Päätetään alkaneena ja sitä seuraavana kalenterivuonna kannettavan jäsenmaksun suuruudesta.

12 Päätetään muista kokouskutsussa mainituista asioista.

Mikäli sukuseuran jäsen haluaa saada jonkin asian varsinaisessa sukukokouksessa käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

13§.

Sukuseuran kokouksessa on jokaisella sukuseuran läsnä olevalla varsinaisella jäsenellä, joka on suorittanut edellisen vuoden jäsenmaksunsa, sekä ainais- ja kunniajäsenellä äänioikeus.

Kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä, ellei näissä säännöissä edellytetä määräenemmistöä. Jos äänet menevät tasan, voittaa se mielipide, jonka puolesta kokouksen puheenjohtaja on äänestänyt. Äänten ollessa tasan vaaleissa määrätään tulos arvalla.

Vl Sääntöjen muuttaminen

14§.

Päätös sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta voidaan tehdä vain, jos siitä on kokouskutsussa nimenomaan ilmoitettu.

Päätös sääntöjen muuttamisesta edellyttää, että sitä on kannattanut vähintään kaksi kolmannesta äänestyksessä annetuista äänistä. Sukuseuran purkamista koskevan päätöksen tekemiseen vaaditaan sama äänten enemmistö kahdessa peräkkäisessä suvun kokouksessa, jotka pidetään vähintään kahden kuukauden väliajoin.

15§.

Jos sukuseura purkautuu, viimeisessä sukuseuran kokouksessa on päätettävä seuran omaisuuden käyttämisestä seuran tarkoitusperiä edistävällä tavalla. Sukuseuran arkisto on luovutettava Valtionarkistolle tai jollekin Savo-Karjalan maakunta-arkistolle.

16§.

Kaikessa muussa noudatetaan yhdistyslain voimassa olevia säännöksiä.